Política de protección de datos personales
1. INTRODUCCIÓN
La Información de Soporte a la Ingeniería S.A.S es uno de los activos de mayor valor para la organización, por lo tanto, en el proceso de Seguridad de la Información es necesario e indispensable llevar a cabo el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto dictar disposiciones generales para la protección de datos personales, con el fin de conservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.
2. AMBITO DE APLICACIÓN
La Política se aplica a los datos personales de personas naturales, las cuales hacen relación a trabajadores, socios, clientes, proveedores, contratistas y cualquier otra parte interesada dentro de la misionalidad de la compañía.
Esto refiere textualmente a un derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
3. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Empresa: Para los efectos del presente documento se refiere a Soporte a la Ingeniería SAS.
Encargado del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica, pública o privada que por sí mismo o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro y fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4. IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE Y ENCARGADO
La empresa Soporte a la Ingeniería S.A.S, actúa bien sea como responsable o encargado de acuerdo con lo estipulado, por lo tanto, en cualquiera de estos casos, la Empresa se encuentra identificada de la siguiente manera:
Razón social: Soporte a la Ingeniería S.A.S
NIT: 800.189.010-8
Dirección: Calle 39 # 1 N – 30 Cali.
Correo electrónico: sil@sil.com.co
Teléfono: 315 4330353
Página Web: https://www.sil.com.co
5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
Como responsables Soporte a la Ingeniería S.A.S. realiza el tratamiento de los datos personales en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular de la información, de las siguientes finalidades:
5.1. Bases de Datos de Trabajadores de Soporte a la Ingeniería S.A.S
La Empresa podrá compartir los datos de sus trabajadores con sus clientes actuales o potenciales, en desarrollo de sus obligaciones comerciales y/o contractuales. Los datos suministrados podrán ser empleados por la empresa para el ofrecimiento y venta de bienes y servicios de sus potenciales o actuales clientes, lo cual comprende el almacenamiento, copia, entrega, actualización, utilización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso para fines estadísticos de los datos suministrados y general del empleo.
La Empresa podrá usar los datos para elaborar informes estadísticos, de resultados o cruces de datos con las centrales de información o con las bases de datos de los programas sociales del Gobierno con el objetivo de análisis de resultados o de inclusión social.
5.2. Bases de Datos de Aspirantes en Procesos de Selección
Recopilación, almacenamiento y en general empleo de todos los datos suministrados con el propósito que la empresa adelante según lo considere conveniente, procesos de reclutamiento y selección de personal propio y sin que la participación en dicho proceso genere para el participante ningún tipo de derecho o prerrogativa, entendiendo obligatorio que cualquier vinculación estará condicionada al cumplimiento de las reglas, procedimientos y políticas aplicables sobre la materia a la Empresa.
No tenemos base de datos de aspirantes, en ningún medio tanto físico como electrónico. Esto se explica en que toda vez que los candidatos son descartados en los procesos, las hojas de vida se eliminan. En el momento en que se requiera archivar para cualquier propósito, se protege esta información con los estándares de seguridad de la compañía y el acceso únicamente lo tiene la Gerencia administrativa.
5.3. Bases de Datos Clientes Corporativos, Proveedores y Contratistas de la Empresa
Recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso para fines estadísticos y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de desarrollar el objeto social de la empresa y lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes así como para administrar correctamente la relación comercial por parte de la empresa con los clientes, proveedores y contratistas de la compañía.
Toda vez que manejamos contratos por periodos de tiempo determinados con los clientes, salvaguardamos la información contenida en los mismos sobre el supervisor del contrato, contactos de diferentes áreas, correos electrónicos, números de teléfonos y demás información relacionada, de tal manera que protegemos el hecho que esta información sea usada únicamente para los efectos contractuales.
5.4. Bases de Datos de los Titulares que autoricen el Tratamiento de Datos
Recopilación, almacenamiento, actualización, de los datos entregados por los titulares que por cualquier medio contacten a Soporte a la Ingeniería SAS para el desarrollo de nuestro objeto social y demás fines comerciales; en los que el titular decida suscribirse, consultar, adquirir o darse de alta.
La compañía maneja una cláusula en el contrato de trabajo denominada “Autorización Consentimiento para el Manejo de Datos Personales”, en la cual concientizamos al personal sobre el manejo seguro de su información personal, tanto sensible como de cualquier otra clasificación según corresponda.
5.5. Bases de Datos de Video Vigilancia de la Empresa
Recopilación, almacenamiento, actualización, y uso para fines de seguridad de la entidad, bienes y personas. Dicha información recolectada también es empleada como prueba para los procesos que lo requieran.
Se cuenta con ocho (8) cámaras de vigilancia, a las cuales tienen acceso los tres (3) gerentes de la compañía, esto con el fin de monitorear sobre todas las cosas, la seguridad e integridad del personal, de los bienes y de las instalaciones a nivel general. El acceso es remoto y local.
Se dispone de los avisos normativos que indican al personal y a visitantes que están siendo grabados y monitoreados.
5.6. Bases de datos de Visitantes
Recopilación, almacenamiento y uso para fines de seguridad de la entidad, identificación del personal y control de acceso a las instalaciones.
Para la protección de los datos de los visitantes, se cuenta con un registro de visitantes tanto en medio físico como electrónico. En nuestro caso, el flujo de visitantes es mínimo, esto también facilita el control y la protección.
Recopilación, almacenamiento, actualización y uso para fines de seguridad de la entidad datos suministrados con el propósito de desarrollar el objeto social de la empresa, de la información perteneciente a los accionistas o a su patrimonio.
Los datos de los dos (2) socios de la compañía, son manejados, controlados y salvaguardados por los estándares contables de la compañía, soportado de la existencia del folio de creación pertinente y de los registros de las reuniones pertinentes a que haya lugar.
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Soporte a la Ingeniería SAS, solicita previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo de un contrato o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informa mediante el mismo documento específico o adjunto.
El titular de los datos personales tiene en todo caso los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
- Ser informado por la empresa o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Los demás derechos que se encuentren contenidos en la normatividad vigente respecto de la materia.
Los responsables del Tratamiento deben cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, en caso de que haya lugar.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
o) Los demás previstos en la Ley.
p) Inscribir ante el Registro Nacional de Bases de Datos, directorio público de las bases de datos con información personal sujeta a tratamiento las bases de datos de propiedad de Soporte a la Ingeniería las cuales son: trabajadores de Soporte a la Ingeniería, Aspirantes en proceso de selección, clientes corporativos, proveedores, contratistas, visitantes y socios. Este requisito se cumple bajo las estrictas directrices de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 90 DE 2018.
8. DE LOS DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD
La Empresa se compromete a cumplir cabalmente con el Título III de la Ley 1581 de 2012, los cuales establecen los datos sensibles y los datos de los niños, niñas y adolescentes.
9. PROCEDIMIENTOS
9.1. Consultas
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos en poder de la empresa. La Empresa debe suministrar la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Las consultas podrán formularse por escrito, Internet o vía correo electrónico a las siguientes direcciones:
Sitio web: https://www.sil.com.co
Correo electrónico: servicioalcliente@sil.com.co
Dirección física: Calle 39 # 1 N -30 Cali (Valle del Cauca)
9.2. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la Ley de Protección de Datos – Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante La Empresa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se puede formular mediante solicitud dirigida a la Empresa, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
c) Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
d) En caso de que la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y debe informar de la situación al interesado.
e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.3. Datos de Contacto
Los titulares de la información pueden ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, revocar la autorización inicialmente otorgada, consultar información, presentar reclamos y en general los demás derechos establecidos en el artículo 8 y demás concordantes de la Ley 1581 de 2012, a través de los siguientes medios:
Correo electrónico: servicioalcliente@sil.com.co o enviando su comunicación a la Calle 39 # 1 N – 30.
10. VIGENCIA
Estas políticas rigen a partir de la fecha de publicación. Esta política se actualiza al menos una vez al año y/o antes, cuando algún cambio significativo se presente.
11. GENERALIDADES
Sistema de Seguridad de la Información: La empresa dispone de los recursos necesarios para garantizar que los controles de seguridad de la información sean los más idóneos y con las mejores prácticas, protegiendo los datos personales de los titulares de cualquier tipo de fuga de información, preservando su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Prevalencia de la Ley: La interpretación de las presentes políticas está en todo momento subordinada al contenido de la Ley Colombiana, por lo cual, en caso de incompatibilidad o contradicción entre estas políticas y la Ley, predomina esta última.
La empresa responde un reclamo lo más pronto posible; sin exceder el término máximo fijado por la Ley. Cualquier inquietud que se presente sobre la Política de Privacidad, su Aviso de Privacidad, el tratamiento de los datos, etc. puede ser dirigida a los canales señalados en este documento.
Política de Privacidad: La Empresa cuenta con una Política para el Tratamiento de datos Personales que se encuentra publicada en https://www.sil.com.co. Además, es divulgada a los colaboradores a través de los medios internos establecidos para estos casos.
La Empresa puede modificar o actualizar la Política de Privacidad y/o el Aviso de Privacidad cada que lo considere pertinente, cuando lo haga se actualiza la fecha que aparece al inició de cada documento y envía un correo electrónico informando que la Política de Privacidad y/o el Aviso de Privacidad han sido modificados junto con la dirección en la cual se pueda encontrar los documentos actualizados para su consulta y revisión.